foreknown für Dienstleister

Angebote verwalten

Professionelle Angebote können auf Basis individuell gestalteter Vorlagen für Projekte nach Aufwand als auch für Festpreisprojekte mit Zahlungsplänen erstellt und später in Aufträge überführt werden.

• Angebotsvorlagen individuell anpassen
  • über das Unternehmensprofil (Texte, Bilder, Fonts)
  • oder über die HMTL & CSS Vorlagen
• Unterstützung verschiedener Abrechnungsarten
  • nach Festpreise mit Zahlungsplänen
  • nach Aufwand pro Leistungsart
  • Pauschalleistungen / Produkte
• Zentrale Verwaltung von Leistungsarten
  
• Auftragserzeugung auf Knopfdruck
• Export des Angebots als PDF-Dokument
• Wiederverwendung von Angeboten durch Kopierfunktion
• Festlegung von Zahlungsplänen für Festpreispositionen
• Hinterlegung von Notizen in einer Chronik

Mehr erfahren über die Verwaltung von Angeboten in der foreknown Dokumentation.

Arbeitsprotokolle aus Jira übernehmen

Projekte, Aufgaben, Benutzer und Arbeitsprotokolleinträge werden mit foreknown direkt synchronisert, um alle erforderlichen Daten für die Leistungserzeugung und für aktuelle Team- und Projekt-Kennzahlen bereit zu stellen.

• Direkte Übertragung von Jira- und/oder Tempo-Arbeitsprotokolleinträgen (via Webhooks)
• Automatische Übernahme von Jira Benutzern, Projekten und Aufgaben
• Übernahme von wichtigen Eigenschaften
  
  • aus Jira Issues (Labels, Priorität, Sprint- und Epic-Zuordnungen, Typ, ...)
  • des Tempo (Account, Customer, Category) als Label
• Automatische Erzeugung von abrechenbaren Leistungen auf Basis von Regeln
• Direkte Aktualisierung aller KPIs auf Auftrags-, Projekt-, Aufgaben- und Teamebene

Du musst lediglich das foreknown Jira-Plugin installieren und mit Deinem foreknown Konto verbinden, um all diese Vorteile zu nutzen!

Siehe auch unter System Administration / Anwendungen in der foreknown Dokumentation.

Change Management kontrollieren

Es ist völlig normal, dass sich während der Umsetzung von Aufträgen die Anforderungen ändern. Wichtig ist nur, dass solche Change und Feature Requests geordnet und transparent behandelt werden, um deren Einfluss auf Budget und Laufzeit direkt erkennen und kommunizieren zu können.

• Veränderungen werden durch neue Versionen der zugrunde liegenden Aufträge abgebildet
• Einflüsse auf Auftragsvolumen, Budget und Laufzeit werden sichtbar gemacht
• Über eine Versionsliste werden alle Veränderungen transparent
• Rechtliche Grundlage schaffen: Neue Auftragsversionen können vom Kunden bestätigt werden

Mehr erfahren über das Change Management von Aufträgen in der foreknown Dokumentation.

Projekt Controlling

In foreknown haben Kundenaufträge unsere besondere Aufmerksamkeit und daher werden Auftragspositionen für die Umsetzung auf Projekte zugeordnet, um deren Fortschritt im Blick zu behalten.

• Projekt Controlling auf Auftragsebene:Alle wichtigen KPIs werden pro Auftragsposition am Projekt angezeigt.
  • Aufwand in Stunden mit Soll-, Ist- und Restwerten
  • Fortschritt gemessen an fertiggestellten Auftragspositionen
  • Fakturierbare, nicht fakturierbare und offene Stunden
  • Fakturierungsquote
  • Durchschnittlicher Stundensatz

HINWEIS: Weitere Controlling Funktionen bzgl. Meilensteinplanung, Fertigstellungsgrade, uvm. befinden sich aktuell in Konzeption und werden das Projekt Controlling in Kürze noch deutlich erweitern.

Team Controlling

Über das Team Controlling können Teammanager/-innen alle wichtige Kennzahlen für ausgewählte Betrachtungszeiträume leicht auf Team- und Mitarbeiterebene abfragen.

• Zeiterfassung (Vollständigkeitsgrad der Arbeitszeiterfassung)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau, Sonstiges)
• Auslastung (Über- und Unterstunden)
• Fakturierungsquote (Plan-Ist Vergleich, Zielerreichungsgrad)
• Auftragsquote (Plan-Ist Vergleich bzgl. gebuchter Leistungen für Kundenaufträge)
• Umsatz und ø Stundensatz aus allen abrechenbaren Leistungen

Alle Kennzahlen lassen sich mit einem Klick auch für alle Team Mitglieder abfragen.

Controlling für Aufträge

Aufträge stellen in foreknown nicht nur die kaufmännische Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber dar, sondern dienen auch der stetigen Erfolgskontrolle während der Umsetzung der im Auftrag hinterlegten Anforderungen. 

• Controlling Sicht mit wichtigen Kennzahlen (KPIs)auf Auftrags-, Auftragspositions- und Leistungspositionsebene.
  • Umsatz in entsprechender Währung mit Soll-, Ist- und Restwerten
  • Aufwand in Stunden mit Soll-, Ist- und Restwerten
  • Fortschritt gemessen an fertiggestellten Auftragspositionen
  • Faktura gemessen an in Rechnung gestellter Leistungen / Zahlungsplaneinträge
  • Plan Abweichung gemessen an allen Über- und Unterbuchungen auf Auftragspositionen
• Weitere Kennzahlen auf Ebene der Auftrags- und Leistungspositionen
  • Fakturierbare, nicht fakturierbare und offene Stunden
  • Fakturierungsquote
  • Durchschnittlicher Stundensatz
    
    

In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Angebote & Aufträge / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.

Controlling für Aufgaben

Aufgaben stellen die kleinste Einheit für das Controlling dar, sind aber für die Analyse des Erfolg oder Misserfolg eines Sprints, Projekts, Meilensteins eine wichtige Informationsquelle. 

• Allgemeine Kennzahlen
  • Summe gepflegter Story Points
  • ø Aufwand pro Story Point
  • Summe der Soll, Ist und offene Aufwände
• Leistungsbezogene Kennzahlen
  • Währungsabhängige KPI Boxen
  • Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
  • Fakturierungsquote
  • ø Std. Satz
• Kennzahlen zu noch nicht in Leistungen übernommenen Arbeitszeiten
  • Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
  • Fakturierungsquote

In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Projektmanagement / Aufgaben / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.

Leistungen übernehmen

Mit foreknown stellst Du sicher, dass Deine geleisteten Arbeitszeiten, fälligen Abschlagszahlungen und anderen Zusatzleistungen wie z.B. Reisekosten, Software Lizenzen immer zeitnah, akkurat und vollständig abgerechnet werden. 

• Arbeitszeiten
  
  • Definition von Regeln für eine automatische Zuordnung von Arbeitszeiten (auch aus Jira) auf Aufträge, Auftragspositionen und Leistungsarten
  • Manuelle oder automatische Erzeugung von abrechenbaren Leistungen 
  • Korrekturmöglichkeit hinsichtlich tatsächlich abrechenbarer Stunden
  • Verwaltung und Auswertung erzeugter Leistungen
• Abschlagszahlungen aus Festpreisaufträgen
  • Verwaltung von Zahlungsplänen an Festpreisaufträgen
  • Erzeugung von abrechenbaren Zusatzleistungen basierend auf einer Liste fälliger Abschlagszahlungen
• Weitere Zusatzleistungen
  • Erstellung/Verwaltung von Zusatzleistungen mit Bezug zu entsprechenden Auftragspositionen

Mehr erfahren über die Leistungsübernahme, Verwaltung von Leistungen und Zusatzleistungen in der foreknown Dokumentation.

Tätigkeitsnachweise

Erstelle mit foreknown automatisch individuelle Leistungsnachweise für Rechnungen.

• Gestaltung von individuellen Leistungsnachweisen über
  • über das Unternehmensprofil (Texte, Bilder, Fonts)
  • oder über HTML & CSS Vorlagen
• Export von Leistungen als Excel-Tabelle
  
  • Über den "Leistungen" Dialog können Leistungen u.a. nach Rechnungen gefiltert und nach Excel auf Basis einer individuellen Vorlage exportiert werden.
  • Excelvorlagen können individuell angepasst werden.

Mehr erfahren über die Erstellung von Leistungsnachweisen / Leistungsexporten und die Anpassbarkeit der zugrunde liegenden HTML/CSS und Excel-Vorlagen.