foreknown für Dienstleister

foreknown unterstützt Dich in allen Phasen Deiner Projekte von der Projekt Akquisition, über ein umfangreiches Team- und Projekt-Controlling bis hin zur Abrechnung Deiner Leistungen.

Angebote verwalten

Professionelle Angebote können auf Basis individuell gestalteter Vorlagen für Projekte nach Aufwand als auch für Festpreisprojekte mit Zahlungsplänen erstellt und später in Aufträge überführt werden.

  • Individuelle Angebotsvorlagen in Word gestalten
  • Unterstützung verschiedener Abrechnungsarten
    • nach Festpreise mit Zahlungsplänen
    • nach Aufwand pro Leistungsart
    • Pauschalleistungen / Produkte
  • Zentrale Verwaltung von Leistungsarten
  • Auftragserzeugung auf Knopfdruck
  • Export des Angebots als PDF-Dokument
  • Wiederverwendung von Angeboten durch Kopierfunktion
  • Festlegung von Zahlungsplänen für Festpreispositionen
  • Hinterlegung von Notizen in einer Chronik


Mehr erfahren über die Verwaltung von Angeboten in der foreknown Dokumentation.

Aufträge verwalten

Erstelle Deine Aufträge einfach auf Basis gewonnener Angebote und schaffe Dir damit eine Grundlage für die Umsetzung, für das Reporting und die Abrechnung von Leistungen.

  • Individuelle Auftragsvorlagen in Word gestalten
  • Aufträge einfach aus Angeboten erzeugen
  • Versionierung für ein transparentes Change Management
  • Export des Auftrags als PDF-Dokument
  • Hinterlegung von Notizen in einer Chronik


Mehr erfahren über die Verwaltung von Aufträgen in der foreknown Dokumentation.

Arbeitsprotokolle aus Jira übernehmen

Projekte, Aufgaben, Benutzer und Arbeitsprotokolleinträge werden mit foreknown direkt synchronisert, um alle erforderlichen Daten für die Leistungserzeugung und für aktuelle Team- und Projekt-Kennzahlen bereit zu stellen.

  • Direkte Übertragung von Jira- und/oder Tempo-Arbeitsprotokolleinträgen (via Webhooks)
  • Automatische Übernahme von Jira Benutzern, Projekten und Aufgaben
  • Identifikation und Übernahme 
    • von wichtigen Meilensteinen als Labels (Sprints, Epics, Labels, ...)
    • des Tempo Accounts als Label
  • Automatische Erzeugung von abrechenbaren Leistungen auf Basis von Regeln
  • Direkte Aktualisierung aller KPIs auf Auftrags-, Projekt-, Aufgaben- und Teamebene


Du musst lediglich das foreknown Jira-Plugin installieren und mit Deinem foreknown Konto verbinden, um all diese Vorteile zu nutzen!

Siehe auch unter System Administration / Anwendungen in der foreknown Dokumentation.

Arbeitszeiten erfassen

Erfasse Deine geleisteten Tätigkeiten einfach und übersichtlich in foreknown und ordne diese den zugehörigen Aufträgen / Auftragspositionen zu.

  • Einfache und schnelle Erfassung über unser intelligentes Eingabefeld
  • Monatsübersicht mit detaillierter Fortschrittsanzeige (Soll-, Ist- und Offene Zeiten)
  • Berücksichtigung der Soll-Arbeitszeiten, die am Mitarbeitervertrag hinterlegt sind
  • Berücksichtigung von Abwesenheitszeiten durch Urlaub, Krankheit, ...
  • Zuordnung von Labels für eine automatische Zuordnung zu Auftragspositionen
  • Festlegung nicht abrechenbarer Leistungen pro Arbeitszeitbuchung


Mehr erfahren über die Zeiterfassung in der foreknown Dokumentation.

Change Management kontrollieren

Es ist völlig normal, dass sich während der Umsetzung von Aufträgen die Anforderungen ändern. Wichtig ist nur, dass solche Change und Feature Requests geordnet und transparent behandelt werden, um deren Einfluss auf Budget und Laufzeit direkt erkennen und kommunizieren zu können.

  • Veränderungen werden durch neue Versionen der zugrunde liegenden Aufträge abgebildet
  • Einflüsse auf Auftragsvolumen, Budget und Laufzeit werden sichtbar gemacht
  • Über eine Versionsliste werden alle Veränderungen transparent
  • Rechtliche Grundlage schaffen: Neue Auftragsversionen können vom Kunden bestätigt werden


Mehr erfahren über das Change Management von Aufträgen in der foreknown Dokumentation.

Leistungen auswerten

Alle erfassten Leistungen, die aus den gebuchten Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter:innen entstanden sind, liefern jede Menge wichtige Unternehmenskennzahlen, die mit foreknown leicht ausgewertet werden können.

  • umfangreiche Filtermöglichkeiten nach Auftrag, Kunden, Zeitraum, uvm.
  • Ermittlung von KPIs
    • Gebuchte und fakturierbare Stunden
    • Fakturierungsquote
    • Durchschnittlicher Stundensatz
    • Umsatz
  • Export nach Excel in verschiedenen Berichtsformaten


Mehr erfahren über die Auswertung von Leistungen in der foreknown Dokumentation.

Controlling für Aufträge

Aufträge stellen in foreknown nicht nur die kaufmännische Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber dar, sondern dienen auch der stetigen Erfolgskontrolle während der Umsetzung der im Auftrag hinterlegten Anforderungen. 

  • Controlling Sicht mit wichtigen Kennzahlen (KPIs)auf Auftrags-, Auftragspositions- und Leistungspositionsebene.
    • Umsatz in entsprechender Währung mit Soll-, Ist- und Restwerten
    • Aufwand in Stunden mit Soll-, Ist- und Restwerten
    • Fortschritt gemessen an fertiggestellten Auftragspositionen
    • Faktura gemessen an in Rechnung gestellter Leistungen / Zahlungsplaneinträge
    • Plan Abweichung gemessen an allen Über- und Unterbuchungen auf Auftragspositionen
  • Weitere Kennzahlen auf Ebene der Auftrags- und Leistungspositionen
    • Fakturierbare, nicht fakturierbare und offene Stunden
    • Fakturierungsquote
    • Durchschnittlicher Stundensatz

In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Angebote & Aufträge / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.

Controlling für Aufgabenlisten

Mit den Filtermöglichkeiten der Aufgabenverwaltung können viele wichtige Kennzahlen im Kontext der gefilterten Aufgaben abgefragt werden. 

  • Allgemeine Kennzahlen
    • Summe gepflegter Story Points
    • Summe der Soll/Ist-Aufwände
    • Fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeitszeiten
  • Leistungsbezogene Kennzahlen
    • Währungsabhängige KPI Boxen
    • Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
    • Fakturierungsquote 
    • ø Std. Satz
  • Kennzahlen zu noch nicht in Leistungen übernommenen Arbeitszeiten


In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Projektmanagement / Aufgaben / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.

Controlling für Aufgaben

Aufgaben stellen die kleinste Einheit für das Controlling dar, sind aber für die Analyse des Erfolg oder Misserfolg eines Sprints, Projekts, Meilensteins eine wichtige Informationsquelle. 

  • Allgemeine Kennzahlen
    • Summe gepflegter Story Points
    • ø Aufwand pro Story Point
    • Summe der Soll, Ist und offene Aufwände
  • Leistungsbezogene Kennzahlen
    • Währungsabhängige KPI Boxen
    • Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
    • Fakturierungsquote
    • ø Std. Satz
  • Kennzahlen zu noch nicht in Leistungen übernommenen Arbeitszeiten
    • Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
    • Fakturierungsquote


In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Projektmanagement / Aufgaben / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.

Projekt Controlling

In foreknown haben Kundenaufträge unsere besondere Aufmerksamkeit und daher werden Auftragspositionen für die Umsetzung auf Projekte zugeordnet, um deren Fortschritt im Blick zu behalten.

  • Projekt Controlling auf Auftragsebene:Alle wichtigen KPIs werden pro Auftragsposition am Projekt angezeigt.
    • Aufwand in Stunden mit Soll-, Ist- und Restwerten
    • Fortschritt gemessen an fertiggestellten Auftragspositionen
    • Fakturierbare, nicht fakturierbare und offene Stunden
    • Fakturierungsquote
    • Durchschnittlicher Stundensatz


HINWEIS: Weitere Controlling Funktionen bzgl. Meilensteinplanung, Fertigstellungsgrade, uvm. befinden sich aktuell in Konzeption und werden das Projekt Controlling in Kürze noch deutlich erweitern.

Team Controlling

Über das Team Controlling können Teammanager/-innen alle wichtige Kennzahlen für ausgewählte Betrachtungszeiträume leicht auf Team- und Mitarbeiterebene abfragen.

  • Zeiterfassung (Vollständigkeitsgrad der Arbeitszeiterfassung)
  • Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau, Sonstiges)
  • Auslastung (Über- und Unterstunden)
  • Fakturierungsquote (Plan-Ist Vergleich, Zielerreichungsgrad)
  • Auftragsquote (Plan-Ist Vergleich bzgl. gebuchter Leistungen für Kundenaufträge)
  • Umsatz und ø Stundensatz aus allen abrechenbaren Leistungen


Alle Kennzahlen lassen sich mit einem Klick auch für alle Team Mitglieder abfragen.

Leistungen übernehmen

Mit foreknown stellst Du sicher, dass Deine geleisteten Arbeitszeiten, fälligen Abschlagszahlungen und anderen Zusatzleistungen wie z.B. Reisekosten, Software Lizenzen immer zeitnah, akkurat und vollständig abgerechnet werden. 

  • Arbeitszeiten
    • Definition von Regeln für eine automatische Zuordnung von Arbeitszeiten (auch aus Jira) auf Aufträge, Auftragspositionen und Leistungsarten
    • Manuelle oder automatische Erzeugung von abrechenbaren Leistungen 
    • Korrekturmöglichkeit hinsichtlich tatsächlich abrechenbarer Stunden
    • Verwaltung und Auswertung erzeugter Leistungen
  • Abschlagszahlungen aus Festpreisaufträgen
    • Verwaltung von Zahlungsplänen an Festpreisaufträgen
    • Erzeugung von abrechenbaren Zusatzleistungen basierend auf einer Liste fälliger Abschlagszahlungen
  • Weitere Zusatzleistungen
    • Erstellung/Verwaltung von Zusatzleistungen mit Bezug zu entsprechenden Auftragspositionen


Mehr erfahren über die Leistungsübernahme, Verwaltung von Leistungen und Zusatzleistungen in der foreknown Dokumentation.

Rechnungen erstellen

Erstelle Deine Rechnungen mit dem foreknown Rechnungsassistenten auf Basis von Aufträgen, abrechenbaren Leistungen und Zahlungsplänen.

  • Rechnungsassistent für die Erzeugung von Rechnungen
    • Auswahl des Kunden und zugehörigen Auftrags
    • Verdichtung der abrechenbaren Leistungen zu Rechnungspositionen 
      • pro Auftrag, Auftragsposition und Leistungsart
      • pro Auftrag und Leistungsart
    • Hinzufügen von fälligen Abschlagszahlungen aus Zahlungsplänen oder Zusatzleistungen (Reisekosten, Lizenzen, ...)
  • Erstellung individueller Rechnungen
  • Export der Rechnung als PDF-Dokument


Mehr erfahren über den Rechnungsassistenten und die Verwaltung von Rechnungen in der foreknown Dokumentation.

Tätigkeitsnachweise

Alle Leistungen, die den Rechnungspositionen einer Rechnung zugrunde liegen, können in einem Tätigkeitsnachweis zusammengefasst und nach Excel exportiert werden.

  • Aktion "Leistungen exportieren": Öffnet einen Dialog zur Auswahl einer individuellen Vorlage für Tätigkeitsnachweise, um einen Export nach Excel auszuführen.
  • Über den "Leistungen" Dialog können Leistungen u.a. nach Rechnungen gefiltert und nach Excel auf Basis einer individuellen Vorlage exportiert werden.

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Datenschutz & Sicherheit

Mit foreknown verwaltest Du sensible, personenbezogene Unternehmensdaten. Daher ist es uns wichtig, alle Datenschutzbestimmungen und notwendigen Sicherheitsanforderungen einzuhalten.

  • foreknown setzt auf ein ISO-zertifiziertes, deutsches Rechenzentrum
  • Ein DSGVO-konformer Betrieb ist sichergestellt
  • Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich über eine SSL Verschlüsselung
  • Alle Daten werden mehrfach täglich gesichert
  • Schutz vor DDoS Angriffen ist weitestgehend sichergestellt.

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