Angebote verwalten
Professionelle Angebote können auf Basis individuell gestalteter Vorlagen für Projekte nach Aufwand als auch für Festpreisprojekte mit Zahlungsplänen erstellt und später in Aufträge überführt werden.
- Angebotsvorlagen individuell anpassen
- über das Unternehmensprofil (Texte, Bilder, Fonts)
- oder über die HMTL & CSS Vorlagen
- Unterstützung verschiedener Abrechnungsarten
- nach Festpreise mit Zahlungsplänen
- nach Aufwand pro Leistungsart
- Pauschalleistungen / Produkte
- Zentrale Verwaltung von Leistungsarten
- Auftragserzeugung auf Knopfdruck
- Export des Angebots als PDF-Dokument
- Wiederverwendung von Angeboten durch Kopierfunktion
- Festlegung von Zahlungsplänen für Festpreispositionen
- Hinterlegung von Notizen in einer Chronik
Mehr erfahren über die Verwaltung von Angeboten in der foreknown Dokumentation.
Aufträge verwalten
Erstelle Deine Aufträge einfach auf Basis gewonnener Angebote und schaffe Dir damit eine Grundlage für die Umsetzung, für das Reporting und die Abrechnung von Leistungen.
- Auftragsvorlagenindividuell anpassen
- über das Unternehmensprofil (Texte, Bilder, Fonts)
- oder über die HMTL & CSS Vorlagen
- Aufträge einfach aus Angeboten erzeugen
- Versionierung für ein transparentes Change Management
- Export des Auftrags als PDF-Dokument
- Hinterlegung von Notizen in einer Chronik
Mehr erfahren über die Verwaltung von Aufträgen in der foreknown Dokumentation.
Arbeitsprotokolle aus Jira übernehmen
Projekte, Aufgaben, Benutzer und Arbeitsprotokolleinträge werden mit foreknown direkt synchronisert, um alle erforderlichen Daten für die Leistungserzeugung und für aktuelle Team- und Projekt-Kennzahlen bereit zu stellen.
- Direkte Übertragung von Jira- und/oder Tempo-Arbeitsprotokolleinträgen (via Webhooks)
- Automatische Übernahme von Jira Benutzern, Projekten und Aufgaben
- Übernahme von wichtigen Eigenschaften
- aus Jira Issues (Labels, Priorität, Sprint- und Epic-Zuordnungen, Typ, ...)
- des Tempo (Account, Customer, Category) als Label
- Automatische Erzeugung von abrechenbaren Leistungen auf Basis von Regeln
- Direkte Aktualisierung aller KPIs auf Auftrags-, Projekt-, Aufgaben- und Teamebene
Du musst lediglich das foreknown Jira-Plugin installieren und mit Deinem foreknown Konto verbinden, um all diese Vorteile zu nutzen!
Siehe auch unter System Administration / Anwendungen in der foreknown Dokumentation.
Arbeitszeiten erfassen
Erfasse Deine geleisteten Tätigkeiten einfach und übersichtlich in foreknown und ordne diese den zugehörigen Aufträgen / Auftragspositionen zu.
- Einfache und schnelle Erfassung über unser intelligentes Eingabefeld
- Monatsübersicht mit detaillierter Fortschrittsanzeige (Soll-, Ist- und Offene Zeiten)
- Berücksichtigung der Soll-Arbeitszeiten, die am Mitarbeitervertrag hinterlegt sind
- Berücksichtigung von Abwesenheitszeiten durch Urlaub, Krankheit, ...
- Zuordnung von Labels für eine automatische Zuordnung zu Auftragspositionen
- Festlegung nicht abrechenbarer Leistungen pro Arbeitszeitbuchung
Mehr erfahren über die Zeiterfassung in der foreknown Dokumentation.
Change Management kontrollieren
Es ist völlig normal, dass sich während der Umsetzung von Aufträgen die Anforderungen ändern. Wichtig ist nur, dass solche Change und Feature Requests geordnet und transparent behandelt werden, um deren Einfluss auf Budget und Laufzeit direkt erkennen und kommunizieren zu können.
- Veränderungen werden durch neue Versionen der zugrunde liegenden Aufträge abgebildet
- Einflüsse auf Auftragsvolumen, Budget und Laufzeit werden sichtbar gemacht
- Über eine Versionsliste werden alle Veränderungen transparent
- Rechtliche Grundlage schaffen: Neue Auftragsversionen können vom Kunden bestätigt werden
Mehr erfahren über das Change Management von Aufträgen in der foreknown Dokumentation.
Projekt Controlling
In foreknown haben Kundenaufträge unsere besondere Aufmerksamkeit und daher werden Auftragspositionen für die Umsetzung auf Projekte zugeordnet, um deren Fortschritt im Blick zu behalten.
- Projekt Controlling auf Auftragsebene:Alle wichtigen KPIs werden pro Auftragsposition am Projekt angezeigt.
- Aufwand in Stunden mit Soll-, Ist- und Restwerten
- Fortschritt gemessen an fertiggestellten Auftragspositionen
- Fakturierbare, nicht fakturierbare und offene Stunden
- Fakturierungsquote
- Durchschnittlicher Stundensatz
HINWEIS: Weitere Controlling Funktionen bzgl. Meilensteinplanung, Fertigstellungsgrade, uvm. befinden sich aktuell in Konzeption und werden das Projekt Controlling in Kürze noch deutlich erweitern.
Budget Management
Über das Budget Management können Kunden- und Projektmanager ihre auftrags- und projektbezogenen Budgets überwachen und Prognosen erhalten.
- Wichtige Kennzahlen
- Budget: Geplantes Budget, Verbrauch und Restbudget
- Faktura: Fakturierte und noch offene Leistungen
- Burn Rate: ø Tagesverbrauch berechnet aus erbrachten Leistungen
- Burn-Down Chart
- Aktueller Budgetverlauf aus fakturierbaren Leistungen
- Zeitraum für die Berechnung der Burn Rate
- Prognostizierter Budgetverlauf auf Basis der Burn Rate
- Verbrauch pro Auftragsposition und Leistungsart
- Verteilung des Aufwands
- ø Stundensatz
- Fakturierte Leistungen (Verbrauch)
Alle Kennzahlen und die Prognose werden tagesaktuell berechnet.
Team Controlling
Über das Team Controlling können Teammanager/-innen alle wichtige Kennzahlen für ausgewählte Betrachtungszeiträume leicht auf Team- und Mitarbeiterebene abfragen.
- Zeiterfassung (Vollständigkeitsgrad der Arbeitszeiterfassung)
- Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau, Sonstiges)
- Auslastung (Über- und Unterstunden)
- Fakturierungsquote (Plan-Ist Vergleich, Zielerreichungsgrad)
- Auftragsquote (Plan-Ist Vergleich bzgl. gebuchter Leistungen für Kundenaufträge)
- Umsatz und ø Stundensatz aus allen abrechenbaren Leistungen
Alle Kennzahlen lassen sich mit einem Klick auch für alle Team Mitglieder abfragen.
Leistungen auswerten
Alle erfassten Leistungen, die aus den gebuchten Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter:innen entstanden sind, liefern jede Menge wichtige Unternehmenskennzahlen, die mit foreknown leicht ausgewertet werden können.
- umfangreiche Filtermöglichkeiten nach Auftrag, Kunden, Zeitraum, uvm.
- Ermittlung von KPIs
- Gebuchte und fakturierbare Stunden
- Fakturierungsquote
- Durchschnittlicher Stundensatz
- Umsatz
- Export nach Excel in verschiedenen Berichtsformaten
Mehr erfahren über die Auswertung von Leistungen in der foreknown Dokumentation.
Controlling für Aufträge
Aufträge stellen in foreknown nicht nur die kaufmännische Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber dar, sondern dienen auch der stetigen Erfolgskontrolle während der Umsetzung der im Auftrag hinterlegten Anforderungen.
- Controlling Sicht mit wichtigen Kennzahlen (KPIs)auf Auftrags-, Auftragspositions- und Leistungspositionsebene.
- Umsatz in entsprechender Währung mit Soll-, Ist- und Restwerten
- Aufwand in Stunden mit Soll-, Ist- und Restwerten
- Fortschritt gemessen an fertiggestellten Auftragspositionen
- Faktura gemessen an in Rechnung gestellter Leistungen / Zahlungsplaneinträge
- Plan Abweichung gemessen an allen Über- und Unterbuchungen auf Auftragspositionen
- Weitere Kennzahlen auf Ebene der Auftrags- und Leistungspositionen
- Fakturierbare, nicht fakturierbare und offene Stunden
- Fakturierungsquote
- Durchschnittlicher Stundensatz
In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Angebote & Aufträge / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.
Controlling für Aufgabenlisten
Mit den Filtermöglichkeiten der Aufgabenverwaltung können viele wichtige Kennzahlen im Kontext der gefilterten Aufgaben abgefragt werden.
- Allgemeine Kennzahlen
- Summe gepflegter Story Points
- Summe der Soll/Ist-Aufwände
- Fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeitszeiten
- Leistungsbezogene Kennzahlen
- Währungsabhängige KPI Boxen
- Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
- Fakturierungsquote
- ø Std. Satz
- Kennzahlen zu noch nicht in Leistungen übernommenen Arbeitszeiten
In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Projektmanagement / Aufgaben / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.
Controlling für Aufgaben
Aufgaben stellen die kleinste Einheit für das Controlling dar, sind aber für die Analyse des Erfolg oder Misserfolg eines Sprints, Projekts, Meilensteins eine wichtige Informationsquelle.
- Allgemeine Kennzahlen
- Summe gepflegter Story Points
- ø Aufwand pro Story Point
- Summe der Soll, Ist und offene Aufwände
- Leistungsbezogene Kennzahlen
- Währungsabhängige KPI Boxen
- Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
- Fakturierungsquote
- ø Std. Satz
- Kennzahlen zu noch nicht in Leistungen übernommenen Arbeitszeiten
- Ist-Aufwände mit fakturier- und nicht fakturierbaren Anteilen
- Fakturierungsquote
In der Dokumentation findest Du unter "Funktionen / Projektmanagement / Aufgaben / Controlling" detaillierte Beschreibungen der KPIs.
Leistungen übernehmen
Mit foreknown stellst Du sicher, dass Deine geleisteten Arbeitszeiten, fälligen Abschlagszahlungen und anderen Zusatzleistungen wie z.B. Reisekosten, Software Lizenzen immer zeitnah, akkurat und vollständig abgerechnet werden.
- Arbeitszeiten
- Definition von Regeln für eine automatische Zuordnung von Arbeitszeiten (auch aus Jira) auf Aufträge, Auftragspositionen und Leistungsarten
- Manuelle oder automatische Erzeugung von abrechenbaren Leistungen
- Korrekturmöglichkeit hinsichtlich tatsächlich abrechenbarer Stunden
- Verwaltung und Auswertung erzeugter Leistungen
- Abschlagszahlungen aus Festpreisaufträgen
- Verwaltung von Zahlungsplänen an Festpreisaufträgen
- Erzeugung von abrechenbaren Zusatzleistungen basierend auf einer Liste fälliger Abschlagszahlungen
- Weitere Zusatzleistungen
- Erstellung/Verwaltung von Zusatzleistungen mit Bezug zu entsprechenden Auftragspositionen
Mehr erfahren über die Leistungsübernahme, Verwaltung von Leistungen und Zusatzleistungen in der foreknown Dokumentation.
Rechnungen erstellen
Erstelle Deine Rechnungen mit dem foreknown Rechnungsassistenten auf Basis von Aufträgen, abrechenbaren Leistungen und Zahlungsplänen.
- Rechnungsassistent für die Erzeugung von Rechnungen
- Auswahl des Kunden und zugehörigen Auftrags
- Verdichtung von abrechenbaren Leistungen zu Rechnungspositionen nach verschiedenen Gruppierungsmerkmalen
- Hinzufügen von
- fälligen Abschlagszahlungen aus Zahlungsplänen oder
- Zusatzleistungen (Reisekosten, Lizenzen, ...)
- Gestaltung individueller Rechnungsvorlagen
- über das Unternehmensprofil (Texte, Bilder, Fonts)
- oder über die HMTL & CSS Vorlagen
- Erstellung der Rechnung als PDF-Dokument
Mehr erfahren über den Rechnungsassistenten und die Verwaltung von Rechnungen in der foreknown Dokumentation.
Tätigkeitsnachweise
Erstelle mit foreknown automatisch individuelle Leistungsnachweise für Rechnungen.
- Gestaltung von individuellen Leistungsnachweisen über
- über das Unternehmensprofil (Texte, Bilder, Fonts)
- oder über HTML & CSS Vorlagen
- Export von Leistungen als Excel-Tabelle
- Über den "Leistungen" Dialog können Leistungen u.a. nach Rechnungen gefiltert und nach Excel auf Basis einer individuellen Vorlage exportiert werden.
- Excelvorlagen können individuell angepasst werden.
Mehr erfahren über die Erstellung von Leistungsnachweisen / Leistungsexporten und die Anpassbarkeit der zugrunde liegenden HTML/CSS und Excel-Vorlagen.
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Datenschutz & Sicherheit
Mit foreknown kannst Du sensible und personenbezogene Unternehmensdaten verwalten. Daher ist es uns wichtig, die höchsten Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsanforderungen einzuhalten.
- Alle Server werden in Deutschland betrieben.
- Das Hosting der Server erfolgt durch ein ISO-zertifiziertes, deutsches Unternehmen.
- Ein DSGVO-konformer Betrieb ist sichergestellt.
- Die Datenübertragung ist verschlüsselt über SSL.
- Passwörter sind nach den höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt.
- Sensible Dokumente wie Angebote, Aufträge und Rechnungen sind verschlüsselt.
- Alle Daten sind im Ruhezustand verschlüsselt.
- Backups werden täglich durchgeführt und sind verschlüsselt.
Erfahre mehr in unserer Datenschutz- und Sicherheitserklärung.