Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Als Geschäftsführer/-in bzw. Manager/-in eines Dienstleistungsunternehmens ist es entscheidend, alle wichtigen Kennzahlen zum Unternehmen jederzeit einsehen zu können. Zu diesem Zweck wurde das "Finanzen" Dashboard bereitgestellt.
Über den Navigationspunkt "Übersicht / Finanzen" können Benutzer mit der Rolle "Controlling" und/oder "Buchhalter" das Finanzen Dashboard erreichen, welches in zwei Ebenen aufgeteilt ist. Auf der ersten Ebene, die die Rolle "Controlling" erfordert, befinden sich die Unternehmenskennzahlen und eine Auflistung der Unternehmensbereiche mit entsprechenden Bereichskennzahlen. Durch die Auswahl eines Unternehmensbereichs gelangt man in die zweite Ebene mit Bereichskennzahlen und verschiedenen Sichten auf die Kennzahlen (Auftragssicht, Mitarbeitersicht, Fremdleistersicht).
Besitzt ein Benutzer nur die Rolle "Buchhalter", so gelangt dieser über den Navigationspunkt "Übersicht / Finanzen" direkt auf die Ebene der Unternehmensbereiche, da diese Rolle die Unternehmenskennzahlen nicht sehen darf.
Finanzen Dashboard auf Unternehmensebene
Die erste Ebene des "Finanzen" Dashboards stellt Kennzahlen auf der Ebene des Unternehmens dar. Weiterhin werden alle Unternehmensbereichen tabellarisch mit wesentlichen Kennzahlen aufgelistet. Durch die Auswahl eines Unternehmensbereichs gelangt man in das "Finanzen Dashboard für Unternehmensbereiche".
Filtermöglichkeiten
Die Unternehmenskennzahlen können für einen beliebigen Zeitraum abgefragt werden. Der Betrachtungszeitraum kann über das "Zeitraum- Eingabefeld" angepasst werden.
- Aktueller Tag: Zeigt Dir die Kennzahlen des heutigen Tages an.
- Aktuelle Woche: Zeigt Dir die Kennzahlen der aktuellen Woche an.
- Aktueller Monat: Zeigt Dir die Kennzahlen des aktuellen Monats an.
- Aktuelles Quartal: Zeigt Dir die Kennzahlen des aktuellen Quartals.
- Aktuelles Jahr: Zeigt Dir die Kennzahlen des aktuellen Jahres an.
- Zeitraum: Hier kannst du über ein Kalender-Auswahlfeld oder durch die direkte Eingabe eines Datums einen Zeitraum frei bestimmen.
Durch einen Klick auf "Zurücksetzen" wird wieder "Aktuelles Jahr" ausgewählt. Außer bei einem frei gewählten Zeitraum kann über die Pfeiltasten rechts und links zwischen den Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen und Jahren vor- und zurückgesprungen werden.
Initial wird das aktuelle Jahr als Betrachtungszeitraum voreingestellt.
HINWEIS: Bei der Auswahl des Betrachtungszeitraums ist zu bedenken, dass die Personalkosten entsprechend des Buchungsdatums (siehe Personalkosten am Mitarbeiter) berücksichtigt werden. Daher empfiehlt es sich, den Zeitraum immer in vollen Monaten zu wählen, um alle Personalkosten eines Monats mit einzubeziehen. Andernfalls könnte das Ergebnis sich besser darstellen, da für den letzten Monat die Personalkosten nicht mit einbezogen wurden.
Unternehmenskennzahlen
Der Bereich "Unternehmenskennzahlen" zeigt Dir wichtige Kennzahlen, wie Umsatz, durchschnittlicher Stundensatz, Fakturierungsquote, Auftragsquote, Kosten und Deckungsbeitrag für den ausgewählten Betrachtungszeitraum.
Nachfolgend werden die einzelnen Kennzahlen näher beschrieben.
Umsatz (Aufträge)
Hier bekommst du die Summe aller fakturierbaren Leistungen und Zusatzleistungen, die sich für den ausgewählten Betrachtungszeitraum aus allen Aufträgen des Unternehmens ergeben, angezeigt. Unterhalb der Summe werden folgende Details angezeigt:
- Leistungen: Zeigt den Anteil des Umsatzes an, der sich aus der Summe aller abrechenbaren Leistungen, die wiederum aus Tätigkeitsbuchungen entstanden sind, berechnet.
- Zusatzleist.: Zeigt den Anteil des Umsatzes an, der sich aus der Summe der Zusatzleistungen (z.B. Reisekosten, Abschlagszahlungen) berechnet.
- Faktura: Zeigt den Anteil des Umsatzes an, der im ausgewählten Zeitraum bereits in Rechnung gestellt wurde.
Wenn Du mehrere Währungen in Deinem Unternehmen verwendest, so erscheint pro Währung eine eigene Box mit einem Umsatz in der entsprechenden Währung.
WICHTIG: Die Umsatzkennzahlen geben keinen Aufschluss darüber, ob der Umsatz tatsächlich im Unternehmen entstanden ist bzw. entstehen wird. Es handelt sich um einen voraussichtlichen Umsatz.
Durchschnittlicher Stundensatz
Der durchschnittliche Stundensatz errechnet sich aus der Summe der Dauer aller gebuchten Tätigkeiten (fakturierbare und nicht fakturierbare Leistungen) und des Umsatzes für den ausgewählten Betrachtungszeitraum. Unterhalb des ø Stundensatzes werden folgende Details angezeigt:
- Geleistet: Zeigt die Summe der Dauer aller gebuchten Tätigkeiten (fakturierbare und nicht fakturierbare Leistungen) des ausgewählten Betrachtungszeitraums in Tagen, Stunden und Minuten an.
- Fakturierbar: Zeigt die Summe der Dauer aller gebuchten, fakturierbaren Tätigkeiten des ausgewählten Betrachtungszeitraums in Tagen, Stunden und Minuten an.
Wenn Du mehrere Währungen in Deinem Unternehmen verwendest, so erscheint pro Währung eine eigene Box mit einem durchschnittlichen Stundensatz.
Fakturierungsquote
Die Fakturierungsquote zeigt den prozentualen Anteil der abrechenbaren Leistungen an den insgesamt gebuchten Leistungen des ausgewählten Betrachtungszeitraums an. Unterhalb der Fakturierungsquote werden folgende Details angezeigt:
- Geleistet: Zeigt die Summe der Dauer aller fakturierbaren und nicht fakturierbaren Leistungen des ausgewählten Betrachtungszeitraums in Tagen, Stunden und Minuten an.
- Fakturierbar: Zeigt die Summe der Dauer aller fakturierbaren Leistungen des ausgewählten Betrachtungszeitraums in Tagen, Stunden und Minuten an.
Auftragsquote
Die Auftragsquote zeigt den prozentualen Anteil der Leistungen, die auf Kundenaufträge gebucht wurden, an den insgesamt erbrachten Leistungen des ausgewählten Zeitraums an. Unterhalb der Auftragsquote werden folgende Details angezeigt:
- Geleistet: Zeigt die Summe der Dauer aller fakturierbaren und nicht fakturierbaren Leistungen des ausgewählten Betrachtungszeitraums in Tagen, Stunden und Minuten an.
- Beauftragt: Zeigt die Summe aller fakturierbaren und nicht fakturierbaren Leistungen, die auf Kundenaufträge gebucht wurden, für den ausgewählten Betrachtungszeitraum in Tagen, Stunden und Minuten an.
Kosten
Diese Kennzahl zeigt die variablen Kosten des Unternehmens, die für die Berechnung des Deckungsbeitrags aus Personalkosten für Mitarbeiter, aus Fremdleisterkosten und anderen variablen Kosten entstanden sind.
- Mitarbeiter: Zeigt die Summe der Personalkosten aller Mitarbeiter für den ausgewählten Betrachtungszeitraum an.
- Fremdleister: Zeigt die Summe der variablen Kosten an, die sich aus den vom Fremdleister abgerechneten Stunden x dem Kostenstundensatz des Fremdleisters errechnen.
- Andere: Zeigt die Summe der Kosten an, die über Zusatzleistungen gebucht wurden.
Deckungsbeitrag
Diese Kennzahl zeigt den Deckungsbeitrag des Unternehmens für den gewählten Zeitraum an, der sich wie folgt berechnet:
Deckungsbeitrag = Summe der Kosten - Umsatz (Aufträge)
Unterhalb des Deckungsbeitrags wird der prozentuale Anteil am Umsatz des Unternehmens angezeigt.
Bereichskennzahlen
Unterhalb der Unternehmenskennzahlen werden die Bereichskennzahlen in tabellarischer Form dargestellt. Voraussetzung ist, dass zuvor Unternehmensbereiche über "Personalwesen / Unternehmensbereiche" als Manager oder Personalmanager erstellt wurden.
Folgende Informationen werden in der Tabelle aufgelistet:
- Unternehmensbereich: Name des Unternehmensbereichs. Dieser ist verlinkt auf das "Finanzen Dashboard auf Bereichsebene", um alle KPIs des Unternehmensbereichs und weitere Sichten auf Aufträge, Mitarbeiter und Fremdleister zu erhalten.
- Umsatz: Zeigt den Umsatz an, der im ausgewählten Betrachtungszeitraum für den Unternehmensbereich aufgrund von abrechenbaren Leistungen und Zusatzleistungen angefallen ist. Es handelt sich somit eher um einen potenziellen Umsatz, da erst mit der Fakturierung ein tatsächlicher Umsatz entsteht.
- Kosten (Mitarbeiter): Zeigt die Summe der Kosten an, die im ausgewählten Betrachtungszeitraum für den Unternehmensbereich auf Basis der Personalkosten aller zugeordneten Mitarbeiter berechnet wurden.
- Kosten (Fremdleister): Zeigt die Summe der Kosten an, die im ausgewählten Betrachtungszeitraum für den Unternehmensbereich auf Basis der vertraglichen Stundensätze und der gebuchten Tätigkeiten aller zugeordneten Fremdleister berechnet wurden.
- Kosten (Andere): Zeigt die Summe der Kosten an, die sich aus Zusatzleistungen berechnen, die im ausgewählten Betrachtungszeitraum auf Aufträge des Unternehmensbereichs gebucht wurden.
- Deckungsbeitrag / Umsatzanteil (%): Zeigt den Deckungsbeitrag an, der sich aus der Differenz aus dem Umsatz und aller Kosten berechnet. Zusätzlich wird der prozentuale Anteil des Deckungsbeitrags am Umsatz angezeigt.
In der letzten Zeile werden die Summen pro Spalte berechnet. Diese Werte finden sich in den oben beschriebenen Unternehmenskennzahlen unter Umsatz (Aufträge), Kosten und Deckungsbeitrag wieder.
Sobald Umsätze oder Kosten ermittelt werden, die keinem Unternehmensbereich zugeordnet werden können, wird eine weitere Zeile "Nicht zugeordnet" angezeigt. Auf diese Weise kann schnell festgestellt werden, ob bei Aufträgen bzw. Mitarbeitern und Fremdleistern noch Zuordnungen zu Unternehmensbereichen fehlen. Klicke dazu einfach auf den Link "Nicht zugeordnet", um in das "Finanzen Dashboard auf Bereichsebene" zu gelangen.
Finanzen Dashboard auf Bereichsebene
Das "Finanzen Dashboard auf Bereichsebene" kann auf zwei unterschiedlichen Wegen aufgerufen werden. Zum einen kann ein Benutzer mit der Rolle "Controlling" über das "Finanzen Dashboard auf Unternehmensebene" auf einen der aufgelisteten Bereiche klicken. Zum anderen wird ein Benutzer, der nur über die Rolle "Manager" verfügt und einem Unternehmensbereich als Manager zugeordnet ist, beim Aufruf des Navigationseintrags "Übersicht / Finanzen" direkt auf dieses Dashboard weitergeleitet.
Filtermöglichkeiten
Wenn der aktuelle Benutzer auf mehrere Unternehmensbereiche Zugriff hat, so kann über das Auswahlfeld "Unternehmensbereich" zwischen den Bereichen gewechselt werden.
Die Bereichskennzahlen können für einen beliebigen Zeitraum abgefragt werden. Der Betrachtungszeitraum kann über das "Betrachtungszeitraum - Eingabefeld" angepasst werden.
- Aktueller Tag: Zeigt Dir die Kennzahlen des heutigen Tages an.
- Aktuelle Woche: Zeigt Dir die Kennzahlen der aktuellen Woche an.
- Aktueller Monat: Zeigt Dir die Kennzahlen des aktuellen Monats an.
- Aktuelles Quartal: Zeigt Dir die Kennzahlen des aktuellen Quartals.
- Aktuelles Jahr: Zeigt Dir die Kennzahlen des aktuellen Jahres an.
- Zeitraum: Hier kannst du über ein Kalender-Auswahlfeld oder durch die direkte Eingabe eines Datums einen Zeitraum frei bestimmen.
Durch einen Klick auf "Zurücksetzen" wird wieder "Aktuelles Jahr" ausgewählt. Außer bei einem frei gewählten Zeitraum kann über die Pfeiltasten rechts und links zwischen den Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen und Jahren vor- und zurückgesprungen werden.
Initial wird das aktuelle Jahr als Betrachtungszeitraum voreingestellt.
HINWEIS: Bei der Auswahl des Betrachtungszeitraums ist zu bedenken, dass die Personalkosten in der Mitarbeitersicht entsprechend dem Buchungsdatum (siehe Personalkosten am Mitarbeiter) berücksichtigt werden. Daher empfiehlt es sich, den Zeitraum immer in vollen Monaten zu wählen, um alle Personalkosten eines Monats mit einzubeziehen. Andernfalls könnte das Ergebnis sich besser darstellen, da für den letzten Monat die Personalkosten nicht mit einbezogen wurden.
Für die Berechnung der Kosten in der Auftrags- und Fremdleistersicht ist allerdings eine tagesgenaue Betrachtung möglich, da in diesem Fall sämtliche Kosten auf Basis der gebuchten Tätigkeiten und der Stundensätze, die in den Mitarbeiterverträgen kalkuliert bzw. angegeben wurden, berechnet werden.
Bereichskennzahlen
Wie auch bei den Unternehmenskennzahlen werden einige Kennzahlen für den ausgewählten Bereich in KPI-Boxen dargestellt.
Diese Kennzahlen unterscheiden sich lediglich zu den Unternehmenskennzahlen darin, dass sie für einen ausgewählten Unternehmensbereich gelten:
Hinweis: Nutze die Links, um Details zu den Kenzahlen zu erhalten.
Auftragssicht
Unterhalb der Bereichskennzahlen befindet sich der Reiter "Auftragssicht", welcher eine Auflistung aller Aufträge mit zugehörigen Kennzahlen anbietet.
Es werden nur Aufträge angezeigt, die in dem ausgewählten Betrachtungszeitraum Leistungen zugeordnet bekommen haben. Zu jedem Auftrag werden folgende Kennzahlen berechnet:
- Umsatz: Zeigt die Summe aller fakturierbaren Leistungen, die dem Auftrag im gewählten Betrachtungszeitraum zugeordnet wurden.
- Kosten (Mitarbeiter): Zeigt die Summe der Kosten für Mitarbeiter an. Die Kosten werden auf Basis des kalkulatorischen Stundensatzes, der pro Mitarbeitervertrag auf Basis des angegebenen Monatsgehalts berechnet wird, ermittelt. Die Dauer ergibt sich aus der Summe aller fakturierbare und nicht fakturierbare Leistungen, die im Betrachtungszeitraum auf Aufträge des Bereichs gebucht wurden.
- Kosten (Fremdleister): Zeigt die Summe der Kosten für Fremdleister an. Die Kosten werden auf Basis des am Mitarbeitervertrag des Fremdleisters hinterlegten Stundensatzes berechnet. Die Dauer ergibt sich aus der Summe aller fakturierbare und nicht fakturierbare Leistungen, die im Betrachtungszeitraum auf Aufträge des Bereichs gebucht wurden.
- Kosten (Andere): Zeigt die Summe der Kosten an, die sich aus Zusatzleistungen ergeben, die im Betrachtungszeitraum auf Aufträge des Bereichs gebucht wurden.
- Deckungsbeitrag (Umsatzanteil in %): Zeigt den Deckungsbeitrag mit prozentualem Anteil am Umsatz an, den ein Auftrag erbracht hat. Dieser berechnet sich aus dem Umsatz abzgl. aller Kosten.
In der ersten Spalte "Kostenstelle" steht der Auftrag und ggf. eine Kostenstellen-Nr., wenn diese am Auftrag gepflegt wurde. Über einen Link kann direkt in die Ansicht des Auftrags gewechselt werden.
Mitarbeitersicht
Unterhalb der Bereichskennzahlen befindet sich der Reiter "Mitarbeitersicht", welcher eine Auflistung von Mitarbeitern des Unternehmensbereichs mit zugehörigen Kennzahlen anbietet.
Es werden nur Mitarbeiter angezeigt, die in dem ausgewählten Betrachtungszeitraum dem Unternehmensbereich zugeordnet wurden.
- Umsatz: Zeigt die Summe aller fakturierbaren Leistungen, die vom Mitarbeiter im gewählten Betrachtungszeitraum erbracht wurden.
- Kosten: Zeigt die Personalkosten des Mitarbeiters, die im Betrachtungszeitraum gebucht wurden, an.
- Deckungsbeitrag (Umsatzanteil in %): Zeigt den Deckungsbeitrag mit prozentualem Anteil am Umsatz an, den ein Mitarbeiter im Betrachtungszeitraum erbracht hat. Dieser berechnet sich aus dem Umsatz abzgl. der Kosten.
In der ersten Spalte "Kostenstelle" steht der Mitarbeiter und eine Kostenstellen-Nr., wenn diese am Mitarbeiter gepflegt wurde. Über einen Link kann direkt in die Ansicht des Mitarbeiters gewechselt werden.
Fremdleistersicht
Unterhalb der Bereichskennzahlen befindet sich der Reiter "Fremdleistersicht", welcher eine Auflistung von Fremdleistern des Unternehmensbereichs mit zugehörigen Kennzahlen anbietet.
Es werden nur Fremdleister angezeigt, die in dem ausgewählten Betrachtungszeitraum dem Unternehmensbereich zugeordnet wurden.
- Umsatz: Zeigt die Summe aller fakturierbaren Leistungen, die vom Fremdleister im gewählten Betrachtungszeitraum erbracht wurden.
- Kosten: Zeigt die Kosten für den Fremdleister an, die im Betrachtungszeitraum gebucht wurden. Diese berechnen sich aus der Dauer der Leistungen multipliziert mit dem Stundensatz des Fremdleisters, der am Mitarbeitervertrag hinterlegt wurde.
- Deckungsbeitrag (Umsatzanteil in %): Zeigt den Deckungsbeitrag mit prozentualem Anteil am Umsatz an, den ein Fremdleister im Betrachtungszeitraum erbracht hat. Dieser berechnet sich aus dem Umsatz abzgl. der Kosten.
In der ersten Spalte "Kostenstelle" steht der Fremdleister und eine Kostenstellen-Nr., wenn diese am Fremdleister gepflegt wurde. Über einen Link kann direkt in die Ansicht des Fremdleisters gewechselt werden.