Best Practice - Leistungsarten

Einleitung

Der Begriff der "Leistungsart" gehört zur Kostenstellenrechnung und stellt eine Bezugsgröße dar, die eine qualitative, technische Beschreibung einer Produktionstätigkeit angibt. In diesem Artikel wird der Begriff als eine konkrete Beschreibung einer Leistung verwendet, die ein Dienstleistungsunternehmen mit den verbundenen Kosten pro Einheit z.B. Stunde, Tag seinen Kunden anbietet.

Wofür brauche ich Leistungsarten?

Die Verwendung von Leistungsarten stellt für ein Dienstleistungsunternehmen in vielen Bereichen eine wesentliche Voraussetzung dar, um geschäftsfähig zu sein.

1. Angebots-/Auftragserstellung: Ein Angebot/Auftrag muss für den Kunden hinsichtlich der angebotenen Leistungen verständlich sein. Dabei helfen die Leistungsarten, die eine angebotene Dienstleistung in die erforderlichen Disziplinen untergliedert und die Zuordnung von Aufwände und Kosten pro Disziplin ermöglicht.

   Beispiel: Für die Bereitstellung eines Shop Systems werden die Disziplinen Business Analyst, Designer, Integrator und Entwickler benötigt. Jede Disziplin repräsentiert eine Leistungsart, hat einen unterschiedlichen Stundensatz und auch die benötigten Aufwände unterscheiden sich. Für ein Angebot wird somit durch die Verwendung von Leistungsarten pro Angebotsposition deutlich gemacht, welche Leistungen in welchem Umfang benötigt werden.

2. Arbeitszeiterfassung: Kommt es zur Umsetzung eines Auftrags, so muss jede gebuchte Arbeitszeit einer Leistungsart zugeordnet werden, um die Kosten für die Arbeitszeiten korrekt ermitteln zu können. Somit spielen die Leistungsarten auch bei der Arbeitszeiterfassung eine wichtige Rolle. In der Regel können bestimmte Leistungsarten auch nur von bestimmten Mitarbeiter/innen erbracht werden.

   Beispiel: Mitarbeiter A arbeitet als Junior Entwickler an der Shop Integration. Seine Arbeitszeit darf somit auch nur mit der Leistungsart "Junior Entwickler" abgerechnet werden, was bei der Übernahme der Arbeitszeiten zu beachten ist.

3. Reporting: Da Angebote und Aufträge in ihren Positionen in der Regel einen geschätzten Aufwand pro Leistungsart enthalten, sollte auch das Reporting die bereits geleisteten Aufwände auf der Ebene der Leistungsarten aufzeigen können. Somit wird der Fortschritt / Verbrauch auf Basis der im Angebot/Auftrag definierten Struktur abgebildet.

4. Abrechnung: Auch bei der Abrechnung von erbrachten Leistungen ist es notwendig, diese mit den im Auftrag definierten Leistungsarten auszuweisen, um die Kosten nachvollziehbar darstellen zu können. Daher werden für Rechnungen häufig die geleisteten Arbeitszeiten auf Basis der Leistungsarten zu Rechnungspositionen konsolidiert.

5. Mitarbeiter-/Ressourcenplanung: Da nicht jede/r Mitarbeiter/in für jede Disziplin / Leistungsart tätig werden kann, sollte jede/r Mitarbeiter/in die Leistungsarten zugeordnet bekommen, für die diese/r eingeplant werden kann. Vergleicht man nun die Summe der Aufwände für alle Leistungsarten aus den laufenden und geplanten Aufträge mit den verfügbaren Kapazitäten aller Mitarbeiter/innen, so helfen auch hier die Leistungsarten, um Kapazitätsengpässe zu identifizieren.

Was muss ich bei der Gestaltung von Leistungsarten beachten?

Es wird deutlich, dass bei der Gestaltung von Leistungsarten der gesamte Prozess von der Angebotserstellung, über die Zeiterfassung, dem Reporting bis hin zur Abrechnung zu berücksichtigen ist.

Dabei spielen verschiedene Aspekte eine Rolle:

1. Welches Dienstleistungsangebot möchtest Du mit Deinem Unternehmen anbieten?

Wie bereits erwähnt, stehen die Leistungsarten eines Dienstleistungsunternehmens häufig im direkten Zusammenhang mit den Disziplinen, die für die Umsetzung einer angebotenen Leistung erforderlich sind.

Beispiel: Ein IT-Dienstleister, der die Entwicklung von webbasierten Anwendungen anbietet, wird dafür Software Architekten, Designer, Entwickler, Produkt Manager, Software Tester, Doku-Redakteure und Projekt Manager einplanen.

Somit lassen sich schon einige klare Leistungsarten aus den Disziplinen ableiten.

2. Welche Dienstleistungen kannst Du mit Deinen Mitarbeitern und ggf. Sub-Unternehmern tatsächlich anbieten?

Zum einen sollte ein Unternehmen, dass bestimmte Dienstleistungen anbieten möchte, sicherstellen, dass die Mitarbeiter auch über die erforderlichen Kompetenzen verfügen oder Sub-Unternehmer entsprechende Lücken schließen können.

Aber man kann das Dienstleistungsangebot auch anhand der Kompetenzen der Mitarbeiter/innen erweitern.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verfügt über außerordentliche, mathematische Fähigkeiten, die das Dienstleistungsspektrum des Unternehmens erweitern können, um z.B. umfangreichere Web Analytics Dienstleistungen anbieten zu können. Damit verbunden wird dann ggf. eine neue Leistungsart "Web Analyst" erforderlich.

Zudem spielt auch der Kompetenzgrad der Mitarbeiter/innen für bestimmte Disziplinen eine wichtige Rolle.

Beispiel: Ein junger Mitarbeiter, der erst über wenige Monate Erfahrung in der Software Entwicklung verfügt, wird in der Regel nicht mit demselben Stundensatz abgerechnet wie ein erfahrener Software-Entwickler. Dieser Unterschied sollte sich auch in den Leistungsartem wiederspiegeln, indem man zwischen einem "Junior Entwickler" und "Senior Entwickler" unterscheidet.

3. Wie möchtest Du die Preise für Deine angebotenen Dienstleistungen gestalten?

Wie bereits erwähnt, sind die Leistungsarten auch eine Voraussetzung für die Erstellung von Angebote, Aufträge und Rechnungen. Daher stellen diese auch die Grundlage für das Dienstleistungsangebot und deren Preisgestaltung dar, da je nach Leistungsart auch unterschiedlichen Voraussetzungen an die Erbringer der Leistung gestellt werden und sich somit auch individuelle Stunden- bzw. Tagessätze begründen lassen.

Insbesondere bei der Angebotsgestaltung gilt es, über die Leistungsarten ein für den Kunden nachvollziehbares Angebot für die unterschiedlichen Leistungen und damit verbundenen Kosten aufzubauen. Dabei ist es wichtig, dem Kunden pro Leistungsart verständlich zu machen, welche Disziplinen und Kosten damit verbunden sind.

Beispiel: Bietet man einem Kunden im Rahmen eines agilen Projekts die Leistungsart "Product Owner" an, so sollte deutlich gemacht werden, was die Aufgaben bzw. die erforderlichen Disziplinen sind, die eine Mitarbeiter/in zur Erfüllung dieser Leistungsart erbringen muss, um einen entsprechenden Preis rechtfertigen zu können.

4. Welche Anforderungen stellen Deine Kunden an die Abrechnung von Dienstleistungen?

Für die Abwicklung eines Auftrags wird in der Regel auch beim Kunden ein Auftrag bzw. Budget verwaltet, gegen das die gestellten Rechnungen gebucht werden. Dabei werden häufig auch die Leistungsarten aus dem Auftrag verwendet, um das Gesamtbudget in verschiedene Teilbudgets aufzuteilen.

Beispiel: Ein Auftrag enthält 20 Tage Konzeption (Leistungsart: Business Analyst) und 100 Tage Entwicklung (Leistungsart: Entwickler) und 5 Tage Projekt Management (Leistungsart: Projekt Manager). Beim Kunden werden für diesen Auftrag z.B. in einem SAP System 3 Budgetpositionen eingerichtet, die die 3 Leistungsarten widerspiegeln. Somit ist es erforderlich, dass die Rechnungen nach Leistungsart konsolidiert sind und Tätigkeitsnachweise alle Tätigkeiten nach diesen Leistungsarten ausweisen, damit der Kunde diese korrekt seinen Budgets zuordnen kann.

Wie lautet eine empfohlene Vorgehensweise?

Wie die vorherigen Ausführungen aufzeigen, gibt es eine Menge an Kriterien zu beachten, um verständliche Leistungsarten zu definieren. Daher sind aus unserer Sicht auch mehrere Schritte erforderlich, um zu einer finalen Liste von Leistungsarten zu gelangen.

1. Definition des Dienstleistungsangebots: Bevor man Leistungsarten definiert, sollte man sich zuerst im Klaren darüber sein, welche Dienstleistungen man als Unternehmen anbieten möchte.

   Beispiel: Dienstleistungen eines IT-Dienstleisters könnten sein:

   • Umsetzung von Website Projekte von der Konzeption bis zum Relaunch
   • Realisierung von web-basierten Anwendungen
   • Evaluierung von CMS Systemen
   • Beratung "Kommunikationsstrategien"

2. Erforderliche Disziplinen ableiten: Aus dem Dienstleistungsangebot lassen sich anschließend die erforderlichen Disziplinen ableiten, die für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich sind.

   Beispiel: Für die Entwicklung von webbasierten Anwendungen wird Frontend- und Backend Entwicklung benötigt. In der Backend-Entwicklung werden PHP und JAVA Entwickler/innen benötigt. In der Frontend-Entwicklung werden JS-Entwickler/innen und HTML/CSS-Experten/innen benötigt.

3. Leistungsarten identifizieren: Aus der Summe der Disziplinen sollten nun die Leistungsarten gebildet werden. Hier sollte allerdings nicht zu fein untergliedert werden.

   Beispiel: Die im vorherigen Beispiel genannten unterschiedlichen Disziplinen können in der Regel durch eine Leistungsart "Entwickler" abgebildet werden, da man ggf. für Entwicklungstätigkeiten nur einen Stundensatz veranschlagen möchte.

4. Kompetenzgrad berücksichtigen: Pro identifizierte Leistungsart sollte geprüft werden, ob es bei den ausführenden Mitarbeitern unterschiedliche Kompetenzgrade gibt, die unterschiedliche Stunden- bzw. Tagessätze erforderlich machen.

   Beispiel: Das Projekt Management wird durch zwei Mitarbeiter durchgeführt. Ein Mitarbeiter ist ein "Senior Projekt Manager", verfügt also über mehrjährige Erfahrung im Projekt Management und wird unterstützt durch einen unerfahrenen Mitarbeiter, der als "Projekt Management Assistent" angeboten wird.

Eine Leistungsart sollte durch einen eindeutigen, verständlichen Namen und eine nachvollziehbare Beschreibung definiert werden. Für jede Leistungsart sollte ein Standard Stunden- bzw. Tagessatz definiert werden, der in Ausnahmefällen für einzelne Kunden / Aufträge durch individuelle Stunden- bzw. Tagessätze überschrieben wird.

Wie funktioniert das in foreknown?

Leistungsarten werden in foreknown als Teil des "Faktura" Moduls verwaltet. Dort können beliebig viele Leistungsarten hinterlegt werden. Jede Leistungsart wird durch einen Namen, eine Beschreibung, einem eindeutigen Kürzel und einem Abrechnungssatz (als Stunden- oder Tagessatz) beschrieben. Der Abrechnungssatz stellt dabei einen allgemeinen Wert dar, der pro Kunde und Auftrag überschrieben werden kann.

Die Leistungsarten werden bei der Erstellung von Angeboten und Aufträgen verwendet, um eine Angebots-/Auftragsposition in die einzelnen Leistungsbestandteile und zugehörigen Aufwände zu untergliedern.

Bei der Übernahme von Arbeitszeiten, die durch Mitarbeiter gebucht werden, spielen die Leistungsarten auch eine wichtige Rolle, um für jede gebuchte Arbeitszeit den vereinbarten Abrechnungssatz ermitteln zu können.

Doku-Link: Weitere Details findest Du in der Online Dokumentation unter "Funktionen / Faktura / Leistungsarten".