Ein vollständiges Arbeitszeitmanagement umfasst die ordnungsgemäße Erfassung von Anwesenheits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten unter Berücksichtigung der EU-Richtlinien und kombiniert das mit der Erfassung von Tätigkeiten. Lese in diesem Artikel, wie Du das mit foreknown erfolgreich umsetzen kannst.

Arbeitszeitmanagement ist ein umfangreiches Thema, da viele Aspekte berücksichtigt werden müssen. So muss zum einen zwischen Mitarbeitern und Fremdleistern / Freelancern unterschieden werden. Weiterhin muss im Unternehmen geklärt werden, ob eine reine Anwesenheits- oder eine Vollzeiterfassung umgesetzt werden soll. Und zu guter Letzt muss das alles auch den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die im letzten Jahr vom Europäischen Gerichtshof detailliert wurden und sich aktuell in den einzelnen EU-Ländern in der Umsetzung befinden.

Grund genug, sich in foreknown mit diesen Themen auseinanderzusetzen, um eine vernünftig, leicht anwendbare Lösung zu schaffen.

Grundlagen

Um die verschiedenen Aspekte der Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten und Tätigkeiten unterstützen zu können, ist es notwendig, für jede Person, die eine Arbeitsleistung erbringt, bestimmte Rahmenbedingungen zu schaffen.

Zuerst muss in foreknown definiert werden, ob eine Person als Mitarbeiter des Unternehmens oder als Fremdleister tätig ist. Denn das bestimmt bereits, welche Arten der Zeiterfassung möglich sind. Ein Fremdleister kann z.B. nur Tätigkeiten erfassen (Zeiterfassungsart: Projektzeit), da die Pflicht der Arbeitszeiterfassung in seinem Unternehmen liegt. Für Mitarbeiter hingegen können zwei unterschiedliche Arten der Zeiterfassung bestehen. Nachfolgend werden die neuen Zeiterfassungsarten von foreknown beschrieben.

  1. Projektzeit: Diese Art der Zeiterfassung ist für Fremdleister gedacht und ermöglicht lediglich die Pflege von Tätigkeiten, die in der Regel in abrechenbare Leistungen überführt werden sollen. Die Pflege von Arbeitszeiten wird ausgeblendet.
  2. Anwesenheitszeit: Diese Art der Zeiterfassung ist für Mitarbeiter gedacht und ermöglicht die Pflege von Arbeitszeiten. Eine Pflege von Tätigkeiten ist auch möglich, allerdings wird nicht geprüft, ob die Summe der Tätigkeiten mit der angegebenen Arbeitszeit übereinstimmt.
  3. Vollzeit: Diese Art ist ebenfalls für Mitarbeiter gedacht und unterscheidet sich von der Art "Anwesenheitszeit" dardurch, dass die Summe der gebuchten Tätigkeiten exakt der gebuchten Arbeitszeit entsprechen muss.

Mit diesen zwei Einstellungen, die am Mitarbeitervertrag gepflegt werden, kann somit genau festgelegt werden, wie jede einzelne Person Arbeitszeiten und Tätigkeiten buchen soll.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in foreknown wurde umfangreich überarbeitet, da wir nun zwischen Arbeitszeiten und Tätigkeiten unterscheiden und Tätigkeiten nur noch für Fremdleister mit der Zeiterfassungsart "Projektzeit" auch als Arbeitszeiten angesehen werden. In den beiden anderen Fällen muss der Mitarbeiter seine Arbeitszeit durch die Pflege von Anwesenheits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten aktiv pflegen.


Im Dialog "Zeiterfassung" ist nun ein neuer Bereich "Arbeitszeit" hinzugekommen. Dort kann man die Anwesenheitszeit, mehrere Pausenzeiten und/oder eine Abwesenheitszeit eingeben. Am Ende sieht man eine Summe, die mit der Soll-Arbeitszeit aus dem aktuelle Vertrag des Mitarbeiters abgeglichen wird und dann ggf. zu einer Minder- oder Mehrarbeit führt.

Das foreknown nicht wissen kann, ob die Arbeits- und Tätigkeitserfassung eines Mitarbeiters vollständig ist, wird eine "Freigeben" Aktion angeboten, wo der Mitarbeiter aktiv den Arbeitstag als fertig festlegen kann. Eventuelle Minder- oder Mehrarbeit wird in das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters übernommen. Bei einer Vollzeiterfassung wird geprüft, ob die Arbeitszeit mit der Summe der Tätigkeiten übereinstimmt.

Zeitkonto

Die Pflege von An- und Abwesenheitszeiten dient nicht nur zur Erfüllung rechlicher Aspekte, sondern auch der Ermittlung von Minder- oder Mehrstunden. Damit sich sowohl Mitarbeiter als auch Team Manager einen schnellen Überblick verschaffen können, wurde in foreknown das Zeitkonto eingeführt.


Das Zeitkonto liefert für das aktuelle oder auch für vergangene Jahre wichtige Kennzahlen.

  1. Arbeitszeit
  2. Kontosaldo
  3. Urlaub
  4. Resturlaub
  5. Abwesenheiten

Darüber hinaus findet man alle Einträge, die für einen Mitarbeiter auf das Zeitkonto gebucht wurden. Um z.B. einen Startsaldo festzulegen, kann der Personalmanager eine positive oder auch negative Anzahl Stunden auf das Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters buchen. Anschließend erfolgen weitere Buchungen, die sich aus den freigegebenen Arbeitszeitbuchungen pro Monat ergeben. Am Ende eines Jahres kann z.B. ein Übertrag für's nächste gebucht werden.

Die gleichen Möglichkeiten werden für das Urlaubskonto angeboten, so dass immer ein aktueller Stand der ausstehenden Urlaubsansprüche ermittelt werden kann.

Personalmanager können ebenfalls direkt am Mitarbeiter die aktuellen Kontosalden für Arbeitszeiten und Urlaub einsehen.

Fazit

Mit der Einführung des Arbeitszeitmanagements und den flexiblen Einstellungsmöglichkeiten für Mitarbeiter bzw. Fremdleister bietet foreknown nicht nur alle erforderlichen Informationen und Prozesse, um die gesetzlichen Vorgaben einer ordnungsgemäßen Zeiterfassung zu erfüllen, sondern auch eine klare Vorgehensweise, um eine zeitnahe vollständige Zeiterfassung zu ermöglichen.

Denn je früher jeder Mitarbeiter und Fremdleister seine Arbeitszeiten und Tätigkeiten vollständig bucht, desto aktueller sind die Kennzahlen aus dem Finanzcontrolling und die operativen Kennzahlen aus Aufträgen, Projeken, Budgets, Aufgaben und Leistungen.