Mit dem aktuellen foreknown Release 2.10 haben wir die Rechnungsstellung einschließlich des Versands von Rechnungen und Leistungsnachweisen via E-mail noch mal deutlich vereinfacht, so dass nur noch wenige Klicks erforderlich sind, um Rechnungen mit Leistungsnachweisen sicher und konsistent zu erstellen und zu versenden.

Das Erstellen von Rechnungen und Leistungsnachweisen ist eine der Aufgaben, die sich jeden Monat wiederholt. Es müssen alle Leistungen für jeden einzelnen Kunden zusammengetragen und kundenspezifisch für die Rechnung und den Leistungsnachweis aufbereitet werden. Dabei müssen bestimmte Formate und Angaben in den Dokumenten und den E-Mails berücksichtigt werden. Und obwohl es immer dieselben Arbeitsschritte sind, schleichen sich schnell Fehler ein, die am Ende noch zu Rechnungsstornos führen.

Mit foreknown möchten wir sicherstellen, dass Eure und die Wünsche Eurer Kunden einmal definiert und dann Monat für Monat korrekt ausgeführt werden.

Standardeinstellungen

Der erste Schritt zu einer einheitlichen Rechnungsstellung ist die Konfiguration der "Standardeinstellungen für Rechnungen und Leistungsnachweise". Über diese Einstellungen können zentral und kundenübergreifend Standards bzgl. der Erstellung und des Versands von Rechnungen und Leistungsnachweisen festgelegt werden.


Platzhalter unterstützen dabei die Erzeugung von rechnungsspezifischen Namen, Dateinamen und E-Mail Betreffs. Auch die Textbausteine, die in foreknown verwaltet werden können, kommen für die Erzeugung von Rechnungstexten und E-Mail Inhalten zum Einsatz, so dass auch darüber individuelle Texte mit Platzhaltern erzeugt werden könne.

Auch kann übergreifend festgelegt werden, dass sämtliche E-Mails immer in CC oder BCC an bestimmte E-Mail Adressen zusätzlich versendet werden sollen z.B. an ein Datev Postfach oder ein CRM-System.

Abrechnungsprofile

Es gibt immer wieder die Situation, dass ein Kunde besondere Anforderungen an die Art der Rechnungsstellung und an die Leistungsnachweise hat. Um auch diese in foreknown abbilden zu können, haben wir die Abrechnungsprofile eingeführt.


Diese ermöglichen es nicht nur, die Standardeinstellungen zu überschreiben, sondern bietet darüber hinaus noch weitere Einstellungsmöglichkeiten:

  • Vorlagen für Rechnungen, Leistungsnachweise und E-Mails
  • Muster für Namen, Dateinamen, E-Mail Betreff für Rechnungen und Leistungsnachweise
  • Textbausteine für Einleitungs-, Schluss- und E-Mail-Texte
  • Kontaktperson des Kunden mit E-Mail-Adresse
  • E-Mail-Adressen (An, CC, BCC)

E-Mail Versand

Nachdem wir die Integration von SMTP-Servern in foreknown ermöglicht haben, wird nun auch das direkte Versenden von Rechnungen und Leistungsnachweisen als PDF-Dokumente direkt aus foreknown heraus ermöglicht. Dabei werden alle zuvor geschilderten Einstellungen genutzt, um Empfänger, Betreff und Inhalt der E-Mail einschließlich der Anhänge wie gewünscht vorzubelegen.


Somit entfällt das Drucken, Herunterladen und Versenden über sein E-Mail-Programm. Zudem wird jeder Versand einer Rechnung in den Notizen dokumentiert, so dass die Kommunikation mit dem Kunden dokumentiert ist.

Fazit

Mit diesen neuen Funktionen in foreknown haben wir weitere Möglichkeiten geschaffen, wiederkehrende Prozesse wie die Rechnungsstellung weitestgehend zu automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch eine konsistente, und an den individuellen Wünschen Eurer Kunden orientierte Arbeitsweise sicher.

Übrigens, in diesem Zuge wurde auch die Erstellung und der Versand von Angeboten und Aufträgen bzw. Auftragsbestätigungen um Standardeinstellungen und E-Mail-Versand erweitert, so dass auch dort viele der o.g. Möglichkeiten zur Verfügung stehen.