Mit dem Release foreknown 2.8 stellen wir einige neue Möglichkeiten bereit, um Leistungsnachweise zu gestalten, in Rechnungen zu integrieren oder als separate PDF Dokumente ausgeben zu lassen. In diesem Artikel werden Dir alle neuen Features rund um die Gestaltung und Erzeugung von Leistungsnachweisen vorgestellt.
Als Dienstleistungsunternehmen muss man in der Regel für erbrachte Leistungen einen Leistungsnachweis erbringen, der beschreibt, wie viel Aufwand in einem definierten Leistungszeitraum durch Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten erbracht wurden. Dabei stellen Auftraggeber unterschiedliche Anforderungen an die Informationen, die in einem Leistungsnachweis enthalten sein sollen.
Individuelle Leistungsnachweise gestalten
Aus diesem Grund bietet foreknown die Verwaltung von Vorlagen des Typs "Leistungsnachweis" an, womit auf Basis aller verfügbaren Rechnungsdaten und zugehörigen Leistungen individuelle Dokumente gestaltet werden können.
Somit ist der erste Schritt auf dem Weg zu individuellen Leistungsnachweisen, die Erstellung einer oder mehrerer Vorlagen vom Typ "Leistungsnachweis" in der Vorlagenverwaltung von foreknown.
Anschließend kann man über das Aktionsmenü der Vorlage mit der Aktion "Aktuelle Vorlage herunterladen" die mitgelieferte Freemarker-Vorlage (*.fmt) herunterladen und über einen geeigneten Editor bearbeiten. Die Vorlage basiert auf HTML mit eingebettem CSS und einigen Platzhaltern, die die Daten der Leistungen einbetten.
Doku Hinweis: Eine detaillierte Beschreibung der Daten für die Platzhalter und wie man mit Freemarker-Vorlagen arbeitet, findet man in der Dokumentation unter "Funktionen/System Administration/Vorlagen".
Mit entsprechenden HTML/CSS Kenntnissen lässt sich nun die Vorlage einfach individuell anpassen.
Nachdem die Freemarker-Datei angepasst wurde, kann die Vorlage über die Aktion "Bearbeitete Vorlage hochladen" in foreknown aktualisiert werden und für Leistungsnachweise genutzt werden.
Integrierte Leistungsnachweise gestalten
Es ist auch möglich, den Leistungsnachweis einer Rechnung direkt in das PDF Dokument der Rechnung mit auszugeben. In diesem Fall passt man die Rechnungsvorlage(n) an, da diese in der mitgelieferten Version bereits eine optionale Ausgabe von Leistungen ermöglicht. Es gelten dieselben Schritte, wie für die Anpassung der Vorlage vom Typ "Leistungsnachweis". Anschließend muss für die Vorlage nur noch die Variable "showServiceEntryData" auf "true" gesetzt werden und schon werden alle Leistungen einer Rechnung im Querformat im Rechnungs-PDF mit ausgegeben.
Leistungsnachweis erstellen
Leistungsnachweise stehen in foreknown immer im direkten Zusammenhang mit einer Rechnung. Daher wurden die Aktionen, die für eine Rechnung angeboten werden, erweitert.
Solange eine Rechnung noch im Status "Entwurf" ist, kann nicht nur die Rechnungsvorlage, sondern auch die Vorlage für den Leistungsnachweis ausgewählt werden. Mit der Aktion "Leistungsnachweis drucken" wird auf Basis der ausgewählten Vorlage ein PDF Dokument erzeugt und direkt zum Download angeboten.
Wenn der Leistungsnachweis direkt in der Rechnungsvorlage integriert wurde, kann das entsprechende PDF einfach mit der Aktion "Drucken" erzeugt werden. Weiterhin ist es aber auch jederzeit möglich, die Leistungen einer Rechnung mit der Aktion "Leistungen exportieren" als Exceldatei zu exportieren oder mit der Aktion "Leistungen anzeigen" über den "Leistungen" Dialog aufzulisten.
Fazit
Durch die Bereitstellung des neuen Vorlagentyps "Leistungsnachweis" steht nun auch für Leistungsnachweise eine flexible Möglichkeit zur Verfügung, individuelle Vorlagen für Kunden erstellen zu können. Mit der optionalen Möglichkeit, den Leistungsnachweis direkt mit der Rechnung in einem PDF auszugeben, können weitere Schritte bei der Rechnungsstellung eingespart werden.
Ausblick
Diese neuen Features sind erst der Anfang unserer Optimierung der Rechnungsstellung. In den nächsten Releases werden wir die direkte Versendung von Rechnungen und Leistungsnachweisen via E-Mail einführen. Anschließend folgen die "Abrechnungsprofile", die eine vollständige Automatisierung der Rechnungsstellung ermöglichen.