Wenn man sich die Frage stellt, welche Gründe ein erfolgreiches Team ausmachen, dann wird man die Antwort nicht in den Kennzahlen zur Auslastung oder zur Wirtschaftlichkeit finden. Vielmehr geht es um Aspekte wie das Vertrauen im Team, die Zuverlässigkeit der Mitarbeitenden, die Sicherheit durch klare Strukturen, die Sinnhaftigkeit und Bedeutung der Tätigkeiten.
Schafft man als Team Manger/-in für diese Aspekte ein gutes Umfeld, ist auch die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Team zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens einen guten Beitrag leistet. Dieser wird sich in den Team-Kennzahlen widerspiegeln, wenn die organisatorischen Prozesse und Regeln eingehalten werden. Um die Wirkung dieser Prozesse und Regeln zu kontrollieren, können Team-Kennzahlen eine große Hilfe sein.
Herausforderung
Es gibt einige Voraussetzungen, um verlässliche Kennzahlen bereitstellen zu können:
- Alle Arbeitszeiten, die durch die Team Mitglieder geleistet wurden, müssen zeitnah und auftragsorientiert erfasst werden.
- Alle Abwesenheitszeiten der Team Mitglieder müssen zeitnah erfasst werden.
- Alle Arbeitszeiten müssen zeitnah in auftragsbezogene, abrechenbare Leistungen überführt werden.
Doch genau hier entstehen immer wieder Probleme. Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten nicht rechtzeitig und die Zuordnung bereits gebuchter Arbeitszeiten auf Kundenaufträge ist häufig zeitaufwendig und verzögert ebenfalls die Berechnung der Kennzahlen.
Lösung
Es gilt also, die Hürde für alle Mitarbeiter, Arbeitszeiten zu erfassen, so gering wie möglich zu halten. Das wird zum einen dadurch erreicht, dass Arbeitszeiten direkt an der Aufgabe, die ein Mitarbeiter gerade bearbeitet, gebucht werden können. Im Fall von Jira sind also Arbeitsprotokolleinträge oder ggf. Tempo Arbeitszeitbuchungen direkt an der Aufgabe zu erfassen.
Weiterhin sollten sämtliche Arbeitszeitbuchungen auf Basis des zugrunde liegenden Projekts und bestimmter Eigenschaften der Aufgabe direkt einem Auftrag und einer Leistungsart zugeordnet werden können.
Und zu guter Letzt sollten sämtliche Abwesenheitszeiten aller Team Mitglieder verfügbar sein, um die tatsächliche Verfügbarkeit ermitteln zu können.
Jira Plugin und regelbasierte Übernahme in Leistungen
Mit dem foreknown Jira Plugin stellen wir sicher, dass alle Arbeitszeitbuchungen aus Jira direkt in foreknown übernommen und mit Hilfe eines zuvor angelegten Regelwerkes auch direkt Kundenauftragspositionen und Leistungsarten zugeordnet werden können. Somit stehen nicht nur die zeitlichen Aufwände, sondern auch die daraus resultierenden monetären Gegenwerte direkt für Auswertungen und für die Berechnung von Team-bezogenen KPIs zur Verfügung.
Abwesenheitszeiten erfassen
Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau und andere Arten können sowohl durch den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin selbst, als auch durch einen Team Manager bzw. eine Team Managerin erfasst werden.
Auf diese Weise lässt sich für jeden Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin sowie für das gesamte Team die tatsächlich zu erfassende Arbeitszeit ermitteln. Diese Zahl stellt die Grundlage für das Team Controlling dar.
Team Controlling
Als Team Manager/-in findet man in der Detailansicht seines Teams unter dem Reiter "Controlling" sechs wichtige Kennzahlen, um den wirtschaftlichen Erfolg seines Teams besser bewerten zu können.
Alle nachfolgend beschriebenen Kennzahlen werden sowohl auf der Ebene des Teams als auch für jedes einzelne Team Mitglied in der Detailansicht berechnet.
Zeiterfassung - Vollständigkeitsgrad
Wie bereits oben erwähnt, ist es wichtig, dass alle Team Mitglieder ihre Arbeitszeiten zeitnah und vollständig buchen. Diese Kennzahl gibt Auskunft über den Vollständigkeitsgrad der Zeiterfassung für einen ausgewählten Zeitraum. Somit lässt sich eine unvollständige Arbeitszeiterfassung schnell ermitteln und einzelne Team Mitglieder können auf eine unvollständige Arbeitszeiterfassung aufmerksam gemacht werden.
Abwesenheiten
Um bewerten zu können, was ein Team in einem gewählten Zeitraum tatsächlich leisten kann und konnte, ist es wichtig, auch sämtliche Abwesenheitszeiten durch Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau oder aus anderen Gründen im Blick zu haben. Somit lässt sich z.B. auch ein erhöhter Krankheitsstand leicht erkennen.
Auslastung
Ein/-e Team Manager/-in muss auch sicherstellen, dass alle Team Mitglieder nicht unter- oder überbelastet sind. Daher sollten man sowohl Unter- als auch Überstunden im Blick haben. Denn beide Faktoren können einen negativen Einfluss auf die Motivation des Teams haben.
Fakturierungsquote
Die Fakturierungsquote beschreibt den Anteil an gebuchten Arbeitszeiten eines/-r Mitarbeiters/-in, der in abrechenbare Leistungen überführt werden konnte. In foreknown kann eine Plan-Faktorierungsquote als Zielvereinbarung am Mitarbeitervertrag hinterlegt werden. Daraus ergibt sich eine durchschnittliche Fakturierungsquote für ein Team. Wird der Planwert erreicht oder sogar überschritten, stellt das einen Erfolg für das Team dar.
Auftragsquote
Die Auftragsquote beschreibt den Anteil an gebuchten Arbeitszeiten eines/-r Mitarbeiters/-in, der in kundenauftragsbezogene Leistungen übernommen werden konnte. Damit wird der Situation Rechnung getragen, dass es Mitarbeiter/-innen gibt, die aufgrund anderer Tätigkeiten nicht 100% auf Kundenaufträgen arbeiten können. Eine Unterschreitung der Auftragsquote zeigt somit auf, dass das Team mehr Arbeitszeiten auf internen Aufträgen verbringt, als geplant.
Umsatz
Diese Kennzahl zeigt den Umsatz des Teams an und berechnet zudem einen daraus resultierenden, durchschnittlichen Stundensatz für das Team. Diese Kennzahlen liefern Aufschluss darüber, wie stark ein Team zum Unternehmensumsatz beigetragen hat.
Fazit
Diese Kennzahlen geben den Team Managern/-innen viele wichtige Erkenntnisse, um die Wirtschaftlichkeit eines Teams und die Wirkung von organisatorischen Maßnahmen besser bewerten zu können. Mit foreknown stehen diese Kennzahlen schnell und einfach zur Verfügung, so dass sich Team Manager/-innen wieder mehr auf die Optimierung der eigentlichen Erfolgsfaktoren eines Teams konzentrieren können.