Aufträge stellen in foreknown nicht nur die kaufmännische Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber dar, sondern dienen mit ihren Kennzahlen (KPIs) auch der stetigen Erfolgskontrolle während der Umsetzung der im Auftrag hinterlegten Anforderungen.
Ausgangssituation
Aufträge werden in der Regel zu einem Zeitpunkt definiert, wenn noch nicht alle Anforderungen im Detail bekannt sind. Daher werden grobe Annahmen bezüglich des Umfangs und dem damit verbundenen Aufwand für die Umsetzung getroffen. Ein Auftrag legt somit zu einem frühen Zeitpunkt einen budgetären Rahmen fest.
Erst wenn es zur Beauftragung kommt und die einzelnen Auftragspositionen in die Entwicklung gegeben werden, wird mit der Detaillierung der Anforderungen begonnen. In einem agilen Team wird das sog. Product Backlog in Zusammenarbeit mit dem Produkt Owner auf Basis von User Stories aufgebaut und zusammen mit dem Entwicklungsteam werden z.B. Story Points pro User Story vergeben, um die Komplexität auszudrücken.
Problemstellung
Es liegt in der Natur der Sache, dass die ursprünglich im Auftrag getroffenen Annahmen und Aussagen zum Aufwand nicht mehr mit den in der Entwicklung geschätzten und am Ende auch tatsächlich benötigten Aufwänden übereinstimmen. Das ist zum einen in der Tatsache begründet, dass neue Erkenntnisse und die Einbeziehung des Entwicklungsteams konkretere Aufwandsschätzungen ermöglichen. Zum anderen werden aber auch Hindernisse (Impediments), die bei der Entwicklung auftreten, für Abweichungen sorgen.
Was aber häufig in der Zusammenarbeit mit dem Kunden in diesem Prozess vernachlässigt wird, ist die zeitlichen und monetären Auswirkung der o.g. Veränderungen auf den ursprünglichen Auftrag.
Lösung
Um auch am ursprünglichen Auftrag sämtliche Auswirkungen transparent zu machen, muss man zunächst zwischen zwei Betrachtungen, der Ist- und der Plan-Betrachtung, unterscheiden.
Ist-Betrachtung
Sämtliche Leistungen, die durch das Entwicklungsteam erbracht wurden und sich durch Arbeitzeitbuchungen auf den auftragsrelevanten Aufgaben ermitteln lassen, werden den Auftragspositionen und Leistungsarten (Entwickler, Designer, ...) zugeordnet und zeigen den Ist-Aufwand im Vergleich zu den am Auftrag hinterlegten Planwerten an.
Dieser kann jederzeit mit den Soll-Aufwand in Relation gesetzt werden und somit einen Fortschritt und auch einen Minder- bzw. Mehraufwand deutlich machen.
Wird eine Auftragsposition als "Erledigt" gekennzeichnet, kann eine abschließende Erfolgsbetrachtung stattfinden.
Zudem können Kennzahlen eingesehen werden, die den Gesamtzustand des Auftrags ersichtlich machen, um z.B. eine übergreifende Planabweichung zu erkennen.
Mit diesen Erkenntnissen können bereits frühzeitig Gespräche mit dem Kunden geführt werden, um auf Abweichungen vom ursprünglichen Rahmen aus dem Auftrag aufmerksam zu machen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.
HINWEIS: Diese Funktionalität steht mit der Version 1.3 von foreknown vollständig zur Verfügung!
Plan-Betrachtung
Wie bereits in der Ausgangssituation beschrieben, werden zu Beginn und auch während der Umsetzung Schätzungen in Form von Story Points an den Aufgaben (User Stories) hinterlegt. Zudem ist eine sogenannte Velocity (wie viele Story Points schafft das Team in einem Sprint) für das Team definiert worden, die anfangs geschätzt wird und später aus den Erfahrungswerten abgeschlossener Sprints ermittelt werden kann.
Mit diesen Informationen können, sofern bereits alle Aufgaben (User Stories) einen Bezug zu einer Auftragsposition besitzen, Hochrechnungen gemacht werden, die den voraussichtlichen Aufwand und unter Berücksichtigung des Product Backlogs einen möglichen Zieltermin berechnen.
Auf diese Weise lassen sich Abweichungen vom ursprünglichen Plan deutlich früher erkennen und mit dem Kunden diskutieren.
HINWEIS: Diese Auswertungsmöglichkeit wird nach dem Abschluss der Jira-Integration geschaffen, da in diesem Zuge auch die nötigen Informationen bzgl. User Stories und deren Story Points übernommen und auswertbar gemacht werden.
Fazit
Auch wenn heutzutage die meisten Projekte mit agilen Frameworks wie Scrum oder Kanban umgesetzt werden, spielt doch immer wieder der urspüngliche Auftrag eine wichtige kaufmännische Rolle und sollte daher immer im Blick behalten werden.
Denn es sind häufig die in Aufträgen definierten Anforderungen und Schätzungen, die im Unternehmen des Kunden zur Beschaffung eines entsprechenden Budgets dem Management als Entscheidungsgrundlage vorgelegt und somit auch für eine spätere Betrachtung des Erfolgs herangezogen werden.
Und kommt es doch zu Abweichungen von diesem ursprünglichen Plan, so ist es um so wichtiger, dass diese Abweichungen so früh wie möglich sichtbar werden.
Und dafür gibt es foreknown.